Kuinka kirjoittaa ammattimainen erokirje

Tehtävästä eroaminen on merkittävä päätös kenen tahansa uralla. Kun tulee aika tehdä tämä valinta, on tärkeää tehdä se ammattitaidolla ja armolla. Eroilmoituksen kirjoittaminen on ratkaiseva vaihe prosessissa, sillä se antaa työnantajallesi virallisen ilmoituksen ja helpottaa sujuvaa siirtymistä. Tämä opas opastaa sinut hyvin jäsennellyn ja kunnioittavan erokirjeen laatimisen vaiheiden läpi.

Eroamiskirjeen merkityksen ymmärtäminen

Erokirja palvelee monia tarkoituksia. Ensinnäkin se ilmoittaa työnantajallesi virallisesti päätöksestäsi erota. Siinä hahmotellaan myös viimeinen työpäiväsi, joka on yleensä voimassa kaksi viikkoa lähetyspäivästä, vaikka se voi vaihdella roolisi ja yrityksen politiikan mukaan. Lisäksi erokirje auttaa ylläpitämään ammatillisia suhteita osoittamalla kunnioitusta yritystä ja työtovereita kohtaan.

Lisäksi kirje toimii kirjallisena todistuksena eroamisaikomuksestasi, mikä voi olla hyödyllistä HR-dokumentaatiossa. Lopuksi se asettaa sävyn lähtöllesi ja korostaa halukkuuttasi varmistaa sujuva siirtyminen viimeisten työviikkojen aikana.

Eroamiskirjeen keskeiset osat

Erokirjettä kirjoitettaessa on tärkeää sisällyttää siihen tiettyjä keskeisiä elementtejä selkeyden ja ammattimaisuuden varmistamiseksi. Tässä ovat tärkeät komponentit, jotka on otettava huomioon:

1. Yhteystiedot

Aloita kirjeesi yhteystiedoillasi, mukaan lukien koko nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi. Lisää tämän jälkeen kirjoituspäivämäärä. Tämä osio on tärkeä, koska se varmistaa kirjeen muodollisuuden ja tarjoaa yritykselle tavan ottaa sinuun tarvittaessa yhteyttä.

2. Tervehdys

Osoita kirjeesi suoraan esimiehellesi tai esimiehellesi. Käytä virallista tervehdystä, kuten "Hei [johtajan nimi]", asettaaksesi kirjeen sävyn.

3. Aieilmoitus

Ilmoita selvästi aikomuksestasi erota aloituskappaleessa. Esimerkiksi: "Kirjoitan ilmoittaakseni päätöksestäni erota tehtävästäni [Teidän nimikkeesi] [Yrityksen nimi]:ssä kahden viikon kuluttua tästä päivästä." Tämä lausunto ei jätä epäselvyyttä päätöksestäsi erota.

4. Voimaantulopäivä

On tärkeää määrittää viimeinen työpäiväsi. Tämä päivämäärä on yleensä kaksi viikkoa erokirjeesi lähettämisestä, joten työnantajallesi jää riittävästi aikaa suunnitella lähtösi ja aloittaa korvaajan etsiminen.

5. Eroamisen syy (valinnainen)

Vaikka eron syyn ilmoittaminen ei ole pakollista, sen tekeminen voi olla hyödyllistä joissakin tilanteissa. Jos päätät sisällyttää sen, pidä selitys lyhyenä ja positiivisena. Esimerkiksi: "Huolellisen harkinnan jälkeen olen päättänyt etsiä uutta mahdollisuutta, joka sopii paremmin uratavoitteitani." Vältä negatiivisia kommentteja tai kritiikkiä yrityksestäsi tai kollegoistasi.

6. Kiitollisuus

Ilmaise kiitollisuutta mahdollisuuksista ja kokemuksista, joita olet saanut yrityksen työskentelyn aikana. Esimerkiksi: "Haluan kiittää sinua ja koko tiimiä tuesta ja ammatillisista suhteista, joita olen kehittänyt täällä ollessani." Tämä osio auttaa jättämään positiivisen vaikutelman ja ylläpitämään liikearvoa.

7. Tarjoa apua siirtymävaiheessa

Tarjoa apuasi siirtymäkauden aikana varmistaaksesi tehtäviesi sujuvan siirron. Esimerkiksi: "Olen sitoutunut tekemään tästä siirtymisestä mahdollisimman saumatonta ja autan mielelläni korvaavani kouluttamisessa tai toimittamaan tarvittavat asiakirjat." Tämä ele osoittaa ammattimaisuuttasi ja omistautumistasi, vaikka valmistautuisit lähtöön.

8. Sulkeminen

Lopeta kirje kohteliaasti, kuten "Ystävällisin terveisin", ja kirjoita koko nimesi. Jos lähetät painetun kirjeen, jätä tilaa allekirjoituksellesi kirjoittamasi nimesi yläpuolelle.

Vinkkejä ammattimaisen erokirjeen kirjoittamiseen

Jos haluat kirjoittaa erokirjeen, joka jättää positiivisen vaikutelman, ota huomioon seuraavat vinkit:

1. Pidä se yksinkertaisena ja ytimekkäänä

Erokirjeen tulee olla suoraviivainen ja ytimekäs. Vältä ylikuormittamasta kirjettä tarpeettomilla yksityiskohdilla. Keskity sen sijaan edellä mainittuihin avainelementteihin.

2. Säilytä positiivinen sävy

Vaikka lähdetkin negatiivisten kokemusten takia, on tärkeää säilyttää positiivinen sävy koko kirjeen ajan. Vältä antamasta negatiivisia kommentteja yrityksestäsi, roolistasi tai työtovereistasi. Tämä lähestymistapa auttaa säilyttämään ammatillisen maineesi.

3. Ole ammattilainen

Erokirjasi on virallinen asiakirja, joten se tulee kirjoittaa ammattimaisella sävyllä. Käytä kohteliasta kieltä ja vältä puhekieltä. Tarkista lisäksi oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet varmistaaksesi, että kirjeesi on kiillotettu.

4. Käytä erokirjemalleja oppaana

Jos et ole varma, mistä aloittaa, harkitse erokirjemallin käyttämistä oppaana. Nämä mallit tarjoavat perusrakenteen, jonka voit mukauttaa tilanteeseesi sopivaksi. Muista kuitenkin mukauttaa malli vastaamaan ääntäsi ja olosuhteitasi.

Mitä tehdä erokirjeen lähettämisen jälkeen

Kun olet lähettänyt erokirjeesi, on tärkeää jatkaa ammattitaidon osoittamista viimeisten työviikkojen aikana. Tässä on muutamia vaiheita:

1. Valmistaudu viimeiseen päivääsi

Kun viimeinen työpäiväsi lähestyy, varmista, että olet suorittanut kaikki jäljellä olevat tehtävät ja projektit. Toimita tilalle kaikki tarvittavat asiakirjat tai koulutus. Tämä valmistelu auttaa varmistamaan sujuvan siirtymän tiimillesi.

2. Ylläpidä ammatillisia suhteita

Jatka positiivisten ammatillisten suhteiden ylläpitämistä kollegojesi kanssa yrityksessä jäljellä olevan työaikasi ajan. Tämä pyrkimys voi auttaa sinua lähtemään hyvillä ehdoilla ja voi olla hyödyllistä tulevien verkostoitumismahdollisuuksien kannalta.

3. Suunnittele siirtymäkausi

Suunnittele siirtymäkausi tehokkaasti yhteistyössä esimiehen kanssa. Keskustele siitä, kuinka velvollisuutesi hoidetaan lähdön jälkeen, ja tarjoa tarvittavaa apua tänä aikana.

4. Pohdi kokemuksiasi

Ota aikaa miettiäksesi kokemuksiasi yrityksestäsi. Harkitse hankkimiasi taitoja ja tietoja sekä kehittämiäsi ammatillisia suhteita. Tämä pohdiskelu voi auttaa sinua edetessäsi urallasi.

Esimerkki eroamiskirjeistä

Tässä on viisi eri tilanteisiin räätälöityä erokirjemallia. Nämä esimerkit voivat auttaa sinua löytämään oikeat sanat, joita voit käyttää laatiessasi omaa erokirjettäsi.

Esimerkki 1: Yksinkertainen eroamiskirje

[Nimesi]
[osoitteesi]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]
[Puhelinnumero]
[Sähköpostiosoite]

[Päivämäärä]

[Esimiehen nimi]
[Yrityksen nimi]
[Yrityksen osoite]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]

Kirjoitan ilmoittaakseni päätöksestäni erota tehtävästäni [Teidän työnimikkeesi] [Yrityksen nimi]:ssä kahden viikon kuluttua tästä päivästä. Viimeinen työpäiväni on [Päivämäärä].

Olen nauttinut ajastani täällä ja olen kiitollinen mahdollisuuksista kasvaa ammatillisesti. Teen kaikkeni varmistaakseni vaihdokseni sujuvan siirtymisen.

Kiitos opastuksestasi ja tuestanne ollessani [Yrityksen nimi]. Toivon yritykselle menestystä myös tulevaisuudessa.

Vilpittömästi,

[Nimesi]

Esimerkki 2: Erokirje, jossa on eron syy

[Nimesi]
[osoitteesi]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]
[Puhelinnumero]
[Sähköpostiosoite]

[Päivämäärä]

[Esimiehen nimi]
[Yrityksen nimi]
[Yrityksen osoite]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]

Hyväksy tämä kirje virallisena ilmoituksena erostani tehtävästäni [Teidän työnimikkeelläsi] [Yritysnimi]:ssä, kahden viikon kuluttua tästä päivästä. Viimeinen työpäiväni on [Päivämäärä].

Huolellisen harkinnan jälkeen olen päättänyt etsiä uutta mahdollisuutta, joka sopii paremmin pitkän aikavälin uratavoitteitani. Vaikka tämä ei ollutkaan helppo päätös, uskon sen olevan oikea askel ammatilliselle kasvulleni.

Olen sitoutunut varmistamaan sujuvan siirtymän ja teen parhaani suorittaakseni kaikki jäljellä olevat tehtävät ja autan kouluttamaan korvaajani.

Kiitos mahdollisuuksista ja tuesta, jota olet tarjonnut täällä ollessani. Toivon sinulle ja koko tiimille menestystä jatkossakin.

Vilpittömästi,

[Nimesi]

Esimerkki 3: Irtisanoutumiskirje ja tarjous avustaa siirtymisessä

[Nimesi]
[osoitteesi]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]
[Puhelinnumero]
[Sähköpostiosoite]

[Päivämäärä]

[Esimiehen nimi]
[Yrityksen nimi]
[Yrityksen osoite]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]

Kirjoitan irtisanoutuakseni virallisesti tehtävästäni [Teidän työnimikkeelläsi] [Yrityksen nimi]:ssä kahden viikon kuluttua tästä päivästä. Viimeinen työpäiväni on [Päivämäärä].

Olen sitoutunut varmistamaan saumattoman siirtymän ja autan mielelläni kaikin mahdollisin tavoin jäljellä olevana täällä. Olen valmis auttamaan sijaiseni kouluttamisessa, dokumentoimaan velvollisuuteni tai tarjoamaan muuta tarpeellista apua.

Kiitos tuesta ja ammatillisista suhteista, joita olen kehittänyt ollessani [Yrityksen nimi]. Olen arvostanut suuresti mahdollisuuksia kasvaa ja oppia täällä. Toivon yritykselle menestystä myös tulevaisuudessa.

Vilpittömästi,

[Nimesi]

Esimerkki 4: Irtisanoutumiskirje siirtoa varten

[Nimesi]
[osoitteesi]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]
[Puhelinnumero]
[Sähköpostiosoite]

[Päivämäärä]

[Esimiehen nimi]
[Yrityksen nimi]
[Yrityksen osoite]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]

Kirjoitan ilmoittaakseni päätöksestäni erota tehtävästäni [Teidän työnimikkeesi] [Yrityksen nimi]:ssä kahden viikon kuluttua tästä päivästä. Viimeinen työpäiväni on [Päivämäärä].

Eroamiseni johtuu tulevasta muuttamisestani [Uuteen kaupunkiin, osavaltioon], missä aion tavoittaa uusia mahdollisuuksia. Tätä päätöstä ei tehty kevyesti, ja jään kaipaamaan työtä [Yrityksen nimi] uskomattoman tiimin kanssa.

Olen sitoutunut varmistamaan sujuvan siirtymän ja olen valmis auttamaan sijaiseni koulutuksessa tai muissa tämän jakson aikana tarpeellisissa tehtävissä.

Kiitos mahdollisuuksista kasvaa sekä henkilökohtaisesti että ammatillisesti. Toivon yritykselle menestystä jatkossakin.

Vilpittömästi,

[Nimesi]

Esimerkki 5: erokirje uranmuutoksen vuoksi

[Nimesi]
[osoitteesi]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]
[Puhelinnumero]
[Sähköpostiosoite]

[Päivämäärä]

[Esimiehen nimi]
[Yrityksen nimi]
[Yrityksen osoite]
[Kaupunki, osavaltio, postinumero]

Hyvä [Manager's Name],

Kirjoitan irtisanoutuakseni virallisesti [Yritysnimi]-tehtävästäni [Yrityksen nimi], kahden viikon kuluttua tästä päivästä. Viimeinen työpäiväni on [Päivämäärä].

Pitkän harkinnan jälkeen olen päättänyt jatkaa uramuutosta, joka sopii paremmin intohimoni ja pitkän aikavälin tavoitteitani. Olen innoissani tästä uudesta suunnasta, mutta tulen aina olemaan kiitollinen kokemuksista ja kasvusta, joita olen saanut työskennellessäni [Yrityksen nimi]:ssä.

Huomaa, että olen omistautunut tekemään tästä siirtymisestä mahdollisimman sujuvaa. Olen valmis auttamaan velvollisuuksieni siirtämisessä ja antamaan tarvittavaa tukea täällä jäljellä olevana aikana.

Kiitos ymmärryksestäsi ja tuestanne. Toivon sinulle ja joukkueelle kaikkea hyvää.

Vilpittömästi,

[Nimesi]

Johtopäätös

Irtisanoutumiskirjeen kirjoittaminen on tärkeä askel työstä poistumisprosessissa. Sisällyttämällä avaintekijät, kuten aikomuksesi erota, voimaantulopäivä ja kiitollisuus, voit varmistaa, että kirjeesi on ammattimainen ja kunnioittava. Muista säilyttää positiivinen sävy, vaikka päätöksesi erota johtuu negatiivisista kokemuksista. Näin toimimalla lähdet hyvillä ehdoilla ja säilytät ammatilliset suhteesi.

Yhteenvetona voidaan todeta, että hyvin kirjoitettu erokirje ei vain muodollista lähtöäsi, vaan myös luo alustan sujuvalle siirtymiselle. Käytä tätä tilaisuutta pohtiaksesi aikaasi yrityksen kanssa ja ilmaista arvostuksesi saaduista kokemuksista. Kun siirryt seuraavaan tilaisuuteesi, ammattitaitosi erokirjeen kirjoittamisessa jättää pysyvän positiivisen vaikutelman.